プリントジョブモニタープリント監視ツール

スタンダード版

＜収集できる情報＞
印刷開始日時、使用PC名、印刷者、出力先プリンタ名、出力ファイル名、ページ数、用紙サイズ、カラー/モノクロ、両面

 

＜プリントキュー管理＞

指定時間に、印刷されずにキューに滞留したジョブを自動削除　例）午前1時に削除

 

＜印刷経費管理＞

プリンタごとの、カラー、モノクロの消費コストを設定。各自の印刷コストを金額を集計

 

＜ログデータ出力＞

データベースがMicrosoft Accessでできているため、簡単にデータ抽出が可能。CSV出力により、エクセルでの編集可能。

 

＜上限管理＞

各自の初期付与金額を超えると、印刷不可設定

 

＜セキュリティー、印刷制限機能＞

＊印刷可能時間の設定　例）9:00-18:00の間しかこのプリンタは使えないなど

＊特定グループのみカラー印刷可（要グループ設定）

＊最大印刷枚数の設定

＊特定アプリデータの印刷禁止　例）パワーポイント印刷禁止

 

＜レポーティング機能＞

＊各プリンタの印刷枚数比較円グラフ

＊最大印刷ユーザーの上位ランキングリスト

＊全体の印刷量の折れ線グラフ

＊プリンタごとの印刷履歴リスト

＊クライアントPC名ごとの印刷履歴リスト

＊その他数十種類のレポート

 

プレミアム版（クライアント用Agentが付属しています）

＊直接PCへUSBプリンタを接続して印刷した場合の印刷ログの記録

＊ローカルでPDFファイルに出力した枚数記録、ファイル名取得

＊勝手に社員がインストールしたローカルプリンタへの印刷記録収集

＊クライアントPC起動時にステルスモードで起動

＊印刷時PIN入力設定（PINを入れなければ印刷できません）

＊経費コード選択画面の表示（印刷時にどの経費アカウントにつけるか選択　例：事務用品費、営業一課）

＊指定したプリントサーバ上の共有プリンタ以外への直接印刷の禁止

＊各種禁止事項に反した場合の警告メッセージの表示

 

 

 

保守の対象

＊保守の対象は年間保守プログラムをご購入のお客様に限らせていただきます。

＊操作方法のお問い合わせは保守対象となっておりませんので、マニュアルを精読していただけますようお願いいたします。

 

保守対応の方法

保守は電子メールでのお問い合わせに限らせていただいております。（電話での保守受付は一切行っておりません。）

夜間および休日のメール受信に関しましては翌営業日の対応となります。

メール受付時間：平日9:00-17:00

 

免責事項

個々のプリンタ特有の問題に関しましては制限事項となります。必ず購入前に対象プリンタでの実機確認をお願いいたします。

個別のプリンタ機種に関する問題は順次対応していきますが、次期バージョンでの対応となります。

メーカーのドライバ更新による問題に関しましてはメーカーにお問い合わせください。

デモソフトをインストールする前にMicrosoftのページに行き、.Netフレームワークをダウンロードし、インストールしておいてください。インストールされていない場合、インストールを完了することができません。（この問題はVer.11で改修されております。Windows10、Windows 8, 8.1にインストールする場合は自動的に必要ファイルをMicrosoftのサイトから取り込むように改修されております。2018年1月15日より））

プリンタの登録

プリンタはプリントジョブモニターがインストールされているパソコンにドライバをインストールすると、自動的にプリンタ登録画面に表示されます。監視対象にしたい場合はそれを選んで、登録するだけです。

 

各プリンタごとに、インクの価格も異なります。プリンタごとに、基本消費金額を設定し、カラーの場合はその500%というふうに設定しておけば、より実使用に近いコストが算出されます。

ユーザー、グループ登録

ユーザーはその人が１回でも監視対象のプリンタに印刷をすると、自動的にPCログイン名で登録されていきます。その登録されたユーザー名をグループごとに割り当てれば、管理対象グループのメンバーとして、レポートなどに反映されていきます。まずは導入して使っていけば、あとでグループ分けが可能です。いちいちユーザーを手作業で登録する必要もありません。

一度に設定したい場合は一度登録されたユーザーをCSVでExportしたあと、必要な情報をエクセル上で追記し、CSVファイルを作成し、アップロードすることもできます。

 

 

グループの設定

 

各グループごとに初期付与ポイントを設定することができます。このポイントを消費しつくすと、印刷ができなくなります。もちろん、制限が不要の場合はunlimitedが初期設定ですので、その場合は印刷が止められることはありません。

COSY Print Job Monitor には、いくつかの制限事項があります。特性をご理解の上、お使い下さい。以下の項目に関する機能の限界に起因する不具合に関しましては対応できませんので、特性をあらかじめご理解の上、お使い下さい。

１．ページ数検知の精度については以下の制限があります。

日本国内で販売されているプリンタは多くの場合、世界標準である、PostScriptやPCL言語では無く、各メーカー独自の言語が使われているため、カラー、モノクロ情報、両面情報などが使用するアプリ、プリンタドライバのバージョンの組み合わせにより、正しく取得出来ない場合があります。

 

プリンタドライバはメーカーの都合で頻繁にバージョンアップがされます。今まで正しく取得されていた情報が、ドライバのアップデートを行うことにより正しく取得できなくなる場合があります。なるべく、不都合が無い限り、正しく取得できていたバージョンから変更しないでください。

 

2．カウントしているのはアプリで生成されるページ数です。

Print Job Monitorが取得しているページ数はアプリで作成された片面換算のページ数です。例えばn-up印刷で、１面あたりのページ数を２や４に設定すると、出力される面数は減少しますが、Print Job Monitorで記録するページ数には変化はありません。

実際の複合機などの課金では面数ごとに課金されるため、実際にメーカーから請求される金額と一致はしません。面数ではなく、ページ数でカウントしていることをご理解下さい。

 

3．両面印刷時の課金コストは検知ページ数X両面割引率です。

例えば両面印刷した場合には、一般的に紙が節約できるため、割引率を設定します。例えば、片面あたり、20%引くという運用をする場合があります。ページ数が偶数の場合は問題ないのですが、奇数の場合、実際にプリント出力される紙では最終ページが片面で印刷されます。例えば５ページを両面で印刷した場合、両面の紙が２枚出力され、最後に片面の紙が１枚出力されます。

両面割引は最初の４ページにだけ適用され、最後のページは割引無しで計算されるのが理想的ですが、Print Job Monitorでは単純に印刷した５ページに対して、割引率をかけた値を引くという計算を行います。例えば１ページあたり１円とコスト設定してある場合、割引率20％の場合、５ページX0.8 ＝4円と計算します。

 

4．カラー、モノクロ自動判別機能は付いておりません。デフォルトをモノクロにしてください。

多くのプリンタではプリンタ機械側でそのページがカラーであるか、モノクロであるか自動判別し、ドライバ側でカラー印刷と設定してジョブが送られてきても黒トナーで印刷することが出来ます。（CMYグレースケール除く）Print Job Monitorはドライバから出力された時点のプリントデータを解析しますので、ドライバ側でカラー設定してあれば、たとえ黒テキストで書かれたページでもカラーと検知してしまいます。

必ず、プリンタドライバをインストールする時にデフォルト設定をモノクロ印刷に設定しておいてください。

カラー印刷したい場合のみ、ドライバ設定でカラーに変更して印刷すれば、そのジョブのみカラーとして検知させることができます。

 

5．まとめ

Print Job Monitorを導入する目的は社員が必要以上にプリンタリソースを使うことを制限するためのツールであり、そのための評価手段として各自の期間内の印刷ページ数を使っています。実際にかかった正確なコストを算出するツールではありません。以下のような運用ルールを決めることにより、適切なプリンタ活用を社員に促すことを目的としております。うまく活用して、業務に支障が無い範囲で最低限のコストでプリンタ機器を活用していただけますよう、お願いいたします。

＊特定ユーザー、グループのカラー印刷禁止

＊各自の月間印刷上限を設定して上限以上の印刷禁止（管理者による上限追加）

＊１ジョブあたりの最大ページ数制限

＊印刷して良い時間帯の設定（プリンタごと）

＊情報セキュリティー対策として、指定した期間の印刷イメージログの記録（例：直近40日以内）

　注）イメージログはPostScriptプリンタのみ有効です。