情報漏えい対策として、ログを記録しておくことは非常に重要です。
プリントジョブモニターを使って、いつ、だれが、どのファイルをどのプリンタに何時何分に印刷したかの記録を自動的に取っていきます。
社内にプリントサーバーを設置し、そこで、プリンタを共有します。社員は全員、この共有プリンタを使って印刷するようにします。プリンタ側には管理者設定で、IPアドレスマスクをかけ、プリントサーバー以外のIPアドレスからの印刷は禁止します。
こうすることにより、たとえ勝手にプリンタドライバを自分のパソコンにインストールし、直接印刷しようとしても、印刷できないようにできます。プレミアム版で、クライアントにAgentをインストールしている場合は、管理PC側でローカルプリンタや、直接プリンタIPアドレスを指定した印刷を強制的に禁止する機能もあります。
プリントジョブモニターは必ずしもプリントサーバーにインストールしなければならないわけではありません。多くの企業で、情報システム部門が管理しているサーバーにソフトを勝手にインストールさせてもらえない場合があります。
その場合は、同一ネットワークに接続されたパソコンにプリントジョブモニターをインストールし、プリントサーバーで共有されているプリンタを監視することができます。
大判プリンタの用途は図面などのラインドローグラフィックスや、フルカラーのポスター印刷など、特殊な用途に使われます。図面などは主に赤、黒、青などはっきりした色分けができればそれで良いのですが、ポスターなどでは、写真を印刷したり、中間色を多用する場合があります。このような場合、インクの色を複雑にスクリーントーンを使って、重ね合わせる必要があります。そのため、インクの消費量も多くなり、コストがかかることになります。また、紙質も重要で、高価な紙が使われます。
このようなランニングコストの高いプリンタを自由に社員に使わせていると、１年間、積算すると、かなりのコストがかかります。
プリントジョブモニターを印刷用に用意されたPCにインストールすれば、簡単に、だれが、どのくらい印刷したのか集計することができます。単位長さあたりに消費されるコストを設定しておけば、使ったロール紙の長さで集計することもできますし、A0, B0, A1などサイズで消費量を集計することもできます。また、ユーザー指定のサイズも、自動的に用紙サイズとして、登録することも可能です。
一度ユーザー指定サイズを印刷したあと、それを任意の名称を付けたサイズとして登録することができます。
プリントジョブモニターは、キヤノン、エプソン、HP社の大判プリンタの集計ができる、数少ないソフトウエアの一つです。